7 ERROS COMUNS NA EMISSÃO DE NOTA FISCAL

1 – ERRAR A NATUREZA DA OPERAÇÃO

É o campo em que você descreve a natureza da operação, que pode estar relacionada a transações envolvendo uma mercadoria ou prestação de serviço. Os erros geralmente acontecem quando a nota se refere a uma operação que não faz parte da rotina do negócio. Exemplos disso é um
estabelecimento comercial que está habituado a emitir notas de venda direta ao consumidor, mas, eventualmente, faz notas de devolução de
mercadoria e de transferências entre filiais. Neste caso, é fundamental prestar atenção a cada operação e jamais deixar os processos no piloto automático.

2 – ERRAR O CFOP (CÓDIGO FISCAL DE OPERAÇÕES E PRESTAÇÕES)

Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à
natureza da operação, com vinculação de um código específico.

Existe um código exata e correto de CFOP para cada operação. Para encontrá-lo, acesse o site da Sefaz do Estado em que sua empresa está estabelecida ou possui filiais. Se tiver dúvidas, é recomendável consultar seu contador ou contratar um serviço de consultoria em legislação.

3 – ERRAR O CST (CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DA MERCADORIA)

O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto. A numeração informa a origerm da mercadoria, se é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada.

O Código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP. O preenchimento correto do CST é fundamental para o recolhimento de alíquota certa do ICMS e para evitar que o empreendedor cometa algum erro fiscal. Os CST hoje são diferentes para o regime normal, comparado ao Simples Nacional. O CST para as empresas do regime normal estão previstos no Convênio Sem Número (SN) de 15 de dezembro de 1970, já para as empresas do Simples Nacional, no ajuste 03/2010.

4 – ERRAR NA COMPOSIÇÃO DE CÁLCULO DO ICMS

O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.

Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto, Caso contrário, você está comento crime de
sonegação fiscal.

5 – ERRAR NO PREENCHIMENTO DOS CAMPOS QUE ESTÃO FORA DO DANFE

Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no
preenchimento do arquivo XML que é a base da nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço. Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto.

Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota.

6 – ESBARRAR NA DENEGAÇÃO, QUANDO O CLIENTE TEM PROBLEMAS DE CADASTRO

Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a denegação da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual.

Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente.

Para se evitar que uma nota seja denegada, nunca esqueça de checar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ. Atenção: não vale consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na pesquisa cadastral. Mas se você acha que perdeu a venda, fique tranquilo. Ainda tem um jeito! Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar prossequimento ao negócio.

7 – NÃO POSSUIR UM EMISSOR DIGITAL DE NOTAS FISCAIS

Por fim, muitos empreendedores também erram quando não possuem um sistema emissor de notas fiscais e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados.

A melhor opção do mercado, seria uma tecnologia que permite a emissão de notas fiscais on-line em segundos, dos tipos NF-e, NFC-e, NFP-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, sem limites, sem estresse, sem burocracia e sem custos adicionais. O sistema emissor deverá fazer o cálculo automático de impostos após a configuração, que permite o compartilhamento automático de informações com seu contador e gere relatórios gerenciais das notas emitidas.

O produto facilita sua vida fiscal! Armazena em nuvem as notas emitidas, faz a importação do arquivo XML das notas de entrada e de saída, permite acesso on-line a partir do seu computador.